Essere efficiente anche sotto stress



Come puoi essere efficiente e professionale
anche in un periodo particolarmente impegnativo e stressante? Ci sono dei piccoli trucchi che puoi adottare per riuscire a dare un’ottima impressione di te ai tuoi clienti, anche quando non puoi dedicare loro troppo tempo.
Soprattutto in periodi dell’anno particolarmente intensi c'è il rischio di farsi sopraffare dallo stress e dalla stanchezza, e a volte anche solo una piccola richiesta inattesa (soprattutto quando si viene contattati per un ordine personalizzato) può scombinare schemi e ritmi abituali e avere un effetto destabilizzante sul proprio modo di porsi.
E' facile sapere quali sono i periodi stressanti nel tuo lavoro, quindi puoi prepararti in anticipo ad affrontarli al meglio. Questo significa:
- riuscire a restare veloce ed efficiente nei tuoi contatti con i clienti anche nei momenti frenetici,
- non dare l'impressione di essere approssimativa o sgarbata
- rafforzare l'idea positiva che il cliente si è fatto di te prima di contattarti per il suo ordine!

Ecco quindi alcuni suggerimenti che riguardano quegli argomenti che devono assolutamente far parte della tua trattativa di vendita e su cui ti puoi preparare in anticipo per rispondere rapidamente alle richieste, ma non in modo frettoloso.


Se hai degli oggetti finiti da vendere così come sono, tieniti un registro con le caratteristiche di ciascun prodotto. Foto, dimensioni, materiale, prezzo, sono le cose fondamentali, ma puoi aggiungere anche altre voci come quantità disponibili e possibili varianti colore, ad esempio.
Il registro deve essere comodo per te da consultare e può essere utile averlo sempre a portata di mano sul device che usi per tenere i contatti con i tuoi clienti. Fai in modo di poter passare molto rapidamente le informazioni ai tuoi clienti con veloci copia-incolla o con link e screenshot da inviare istantaneamente!
Perchè il registro sia davvero utile dovrai però tenerlo sempre aggiornato, togliendo ciò che hai venduto e non è più disponibile.


Se invece vieni contattata per degli ordini personalizzati, predisponiti a saper dire:
  • il costo definitivo di ciò che ti viene richiesto.
    Nel caso in cui ti chieda un ordine personalizzato, dovrai fargli il tuo preventivo tenendo conto sia del costo del materiale che ti servirà, sia del costo della tua manodopera.
    Se si tratta di un oggetto molto differente da ciò che tu fai abitualmente, puoi anche permetterti di non dare subito un importo preciso, ma devi essere in grado di dire almeno un importo approssimativo che poi riconfermerai di lì a un paio di giorni!
    Un’attesa di più di due giorni per un preventivo è accettabile solo se l’oggetto che ti viene richiesto è decisamente particolare e richiede da parte tua delle ricerche di materiali specifici. In quel caso dillo subito dando comunque un termine di tempo entro cui far avere il preventivo definitivo. Cerca inoltre di tenerti in contatto con il cliente per aggiornarlo sui tuoi progressi. Questo dimostra un atteggiamento serio e di impegno da parte tua.
  • i tempi di lavorazione.
    Le tempistiche della tua lavorazione devono essere calcolate anche tenendo conto di eventuali tempi di approvvigionamento del materiale che al momento non hai in casa, altri ordini da evadere o altri tipi di impegni per cui non puoi subito buttarti a capofitto in questa commissione.
    E’ quindi indice di serietà dire subito “Potrò iniziare la lavorazione non prima del giorno X”. Controlla quindi la tua agenda, fai i tuoi conti con gli altri impegni già fissati e stabilisci quando potrai iniziare e quando potrai finire. Parla chiaro con il tuo committente e farai una buona impressione.
  • i tempi necessari alla consegna.
    Una volta che l’oggetto richiesto sarà terminato, in quanto tempo il tuo cliente lo avrà in mano? Fagli presente queste tempistiche prima ancora di iniziare a lavorare: anche queste informazioni fanno parte del tuo accordo preventivo ed è importante che il cliente possa scegliere con serenità se le tue condizioni sono valide anche per lui oppure no. Informati prima se la commissione è per un'occasione particolare (compleanni, nascite, matrmoni, anniversari, ecc.) e se ci sono esigenze precise di date e tempistiche.
    Preparati ad informarlo di eventuali metodi di spedizione differenti che gli vengano incontro se vuole spendere di meno o se vuole una spedizione più veloce pur spendendo di più.
  • i costi di spedizione.
    Solitamente i costi di spedizione sono abbastanza standardizzati. Informati prima riguardo le varie possibilità, così da dare un’indicazione immediata, ma riservati di confermare un importo preciso se hai dei dubbi. Le spedizioni in certe zone d’Italia o all’estero hanno dei costi maggiori, quindi informati subito riguardo il luogo di destinazione per poter dare delle cifre più esatte possibili fin da subito.
  • le modalità di pagamento.
    Come ti può pagare il cliente? Si può rateizzare un importo importante? E’ necessaria una caparra alla conferma? Si paga in anticipo o a lavoro finito? Queste sono tutte indicazioni importantissime che è utile chiarire da subito. Il cliente ha così tutti gli elementi per capire se le tue condizioni di vendita rispecchiano le sue aspettative e se è disposto ad accettarle.
Per ciascuna di queste informazioni puoi prepararti delle frasi standard da copia-incollare ed in cui dovrai modificare solamente le informazioni più specifiche.
In questo modo riuscirai ad essere disponibile e gentile,
e a scrivere tutto il necessario senza scordarti nulla
anche nei momenti in cui la tua unica priorità sarà
dedicare il minor tempo possibile a ciascun cliente
e riuscire ad accontentarne il maggior numero.


Approfitta del periodo di inizio anno, quando la frenesia sarà passata e tu sarai un po’ più serena e tranquilla, per scrivere i tuoi testi-base ed organizzare i tuoi registri.
Puoi prendere spunto dalle richieste a cui hai dovuto rispondere in questi ultimi mesi.
Vedrai che risparmierai moltissimo tempo e stress quando i ritmi torneranno ad essere sostenuti.


Ed ora, preparati ad organizzarti al meglio per l'anno che sta per incominciare!
Magari approfittando anche degli sconti natalizi che propongo sui miei corsi.
Questa settimana ogni giorno c'è un'offerta diversa!
Vieni a scoprirle tutte su Facebook! 😉

Elisa - Creaidee

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